תוכן עניינים
1. מבוא ומטרת המערכת
אפליקציית QPro מהווה כלי דיגיטלי מתקדם שנועד לייעל ולשדרג את מערך בקרת האיכות והבטיחות בארגון. המערכת מחליפה את התיעוד הידני ומאפשרת ניהול מבדקי איכות ובטיחות בצורה מהירה ובחיבור לנתונים מהשטח.
האפליקציה מיועדת לשימוש במכשיר טלפון נייד חכם וגם במחשב.
| יתרון | תיאור |
|---|---|
| ייעול תהליכים | חיסכון בזמן הדיווח על ממצאי המבדק ובתגובה לממצאים ("מענה למבדק") |
| תיעוד חזותי | הוספת צילומים ישירות לסעיפי הליקוי וגם לסעיפי המענה להוכחת ביצוע |
| ניתוח נתונים | דשבורד מרכזי המאפשר זיהוי מגמות וציונים חוצי תקופות וחוצי-ארגון |
| זיכרון ארגוני | ריכוז כל הנתונים בענן לטובת בקרה עתידית, לימוד נקודות חולשה, חיזוק ההדרכות וההכשרות |
2. תהליך התחברות וזיהוי
כניסה למערכת מתבצעת באמצעות הזנת פרטי ההזדהות שלך — שם משתמש וסיסמה.
- גש לכתובת המערכת בדפדפן (כרטיסייה רגילה, לא פרטית)
- הזן את שם המשתמש שלך
- הזן את הסיסמה
- לחץ על "כניסה"
3. בחירת תפקיד
עם הכניסה, המערכת תזהה את התפקיד הרלוונטי שלך על פי טבלת ההרשאות שהוגדרה לארגון:
| תפקיד | תיאור |
|---|---|
| מבקר | לביצוע מבדקים חדשים בשטח |
| מנהל אתר | לצפייה בדוחות קיימים ומתן מענה לליקויים |
| מנהל מערכת | מנהל את כלל ההגדרות במערכת |
4. תהליך ליבה 1: ביצוע מבדק חדש (עבור המבקר)
שלב א': הגדרת המבדק
- בחר את שם האתר מהרשימה הדינמית (הרשימה מתעדכנת אוטומטית מהגדרות הארגון)
- פרטי הניהול — מנהל האתר, מנהל האזור, מנהל החטיבה ומספר האתר מתעדכנים באופן אוטומטי ולא ניתן לשנות אותם. יותאם לכל ארגון על פי ההיררכיה הניהולית שלו.
- מלווה בעת המבדק — ברירת המחדל היא שהמנהל הוא המלווה. ניתן לשנות את שם המלווה במקרה שהמלווה הוא גורם אחר.
- תאריך ושעת ביצוע המבדק — ברירת המחדל היא "היום". ניתן לשנות את התאריך במידה והמבדק נעשה כבר וכעת ממלאים אותו במערכת.
- בחר את סוג המבדק — במערכת מוגדרים מספר מבדקים. כל ארגון יוכל להוסיף ולשנות את המבדקים לפי הצרכים שלו.
- לחץ על "התחל מבדק"
שלב ב': מילוי ותיעוד פרקי השאלון
השאלון מחולק לפרקים שונים המרכזים שאלות באותו תחום בדיקה. ניתן לפתוח ולסגור את הפרקים בתצוגה לנוחות השימוש.
עבור על השאלון וסמן את הממצאים לכל שאלה:
| סימון | משמעות | ברירת מחדל |
|---|---|---|
| תקין | הסעיף עומד בדרישות | כן — ברירת מחדל לכל השאלות |
| ליקוי קל | ליקוי קיים אך משקלו בציון נמוך יותר | לא |
| ליקוי חמור | ליקוי חמור הדורש טיפול מיידי | לא |
| NA | לא נבדק / לא רלוונטי | לא |
בחירת ליקוי קל
במקרה של ליקוי קל, ייפתחו התיבות הבאות:
- הורדת ציון — ברירת המחדל: הורדת 50% מהציון המקסימלי של הסעיף. המבקר יכול לשנות את ההורדה אך לא מעבר לציון שהוגדר לסעיף.
- תיאור הליקוי — חשוב לפרט את הליקוי בצורה ברורה ומדויקת.
- ההמלצה לתיקון — רצוי להימנע ממשפטים כלליים, ולכתוב משימות ברורות ומסודרות.
- צירוף תמונות — ניתן לצלם בזמן אמת או לצרף מהגלריה. כל תמונה מקבלת מספר לצורך התייחסות.
בחירת ליקוי חמור
במקרה של ליקוי חמור, ייפתחו אותן תיבות:
- הורדת ציון — ברירת המחדל: הורדת 100% מהציון המקסימלי של הסעיף.
- תיאור הליקוי — חשוב לפרט בצורה ברורה.
- ההמלצה לתיקון — משימות ברורות ומסודרות.
- צירוף תמונות — התיעוד החזותי הכרחי במיוחד בסעיפי ליקוי.
ניקוד המבקר
ניתן להשתמש במנגנון זה במקרים הבאים:
- הערה חוזרת שלא תוקנה ממבדקים קודמים
- הערה חמורה כאשר הציון המקסימלי לסעיף אינו מספיק לשקף את חומרת האירוע
- התרשמות כללית מהביקור
באפשרות המבקר להוריד בין 0 ל-10 נקודות מהציון הסופי. בתיבת הטקסט חובה לנמק את הסיבות להורדת הנקודות.
שמירת טיוטה
ניתן ללחוץ על "שמור טיוטה" בכל שלב ולהמשיך מאוחר יותר. המבדק נשמר בזיכרון המקומי של המכשיר שהשתמשת בו.
שלב ג': סיכום והפצה
- בסיום, לחץ על "סיום וסיכום".
- המערכת מציגה את הציון, את כמות הליקויים לפי סוגים ואת ההערות שנכתבו לכל ליקוי.
- המערכת שומרת את עיקרי הדוח בבסיס הנתונים של הארגון.
חתימה
המבקר נדרש לחתום על הדוח באזור המסומן.
הפקה ושיתוף
- לחץ על "הפק PDF".
- תוכל להדפיס, לשמור העתק, ולשלוח למנהל או לגורמים אחרים ב-WhatsApp ו/או ב-אימייל.
5. תהליך ליבה 2: מענה על ליקויים (עבור מנהל האתר)
כל מנהל רואה את האתר ואת המבדקים הרלוונטיים לאתר שהוא מנהל, על פי מערכת ההרשאות של הארגון.
שלב א': מילוי מענה ותיעוד
- היכנס ל-"דוחות האתר"
- בחר "ממתינים למענה" — תוכל לראות את כל המבדקים המחכים למענה
- לחץ על הדוח לפתיחת מסך המענה
הליקויים מוצגים בסדר: ליקויים חמורים ראשונים, אחריהם ליקויים קלים, ולבסוף שאר השאלות התקינות.
טיפול במענה לליקוי
| סטטוס | תיאור | תאריך |
|---|---|---|
| טופל | הליקוי תוקן | חובה — לא ניתן לבחור תאריך עתידי |
| בתהליך טיפול | התיקון בעיצומו | חובה — בחר תאריך מתאים |
| לא טופל | טרם התחיל טיפול | חובה — בחר תאריך מתאים |
| לא ניתן לטיפול | מקרים חריגים בלבד | לא ניתן לבחור תאריך |
לכל סטטוס שתבחר:
- פרט את אופן הטיפול — יש להימנע מכתיבת "טופל" בלבד. חשוב לפרט את הפעולות שבוצעו.
- צרף תמונות — רצוי לצלם "לפני ואחרי". ניתן לצרף מהגלריה או לצלם בזמן אמת.
שמירת טיוטה
ניתן ללחוץ על "שמור טיוטה" בכל שלב ולהמשיך מאוחר יותר. המענה נשמר בזיכרון המקומי של המכשיר.
שלב ב': סיכום והפצה
- בסיום, לחץ על "סיום וסיכום"
- המערכת מציגה את תמצית המענה ואת ההערות שנכתבו לכל ליקוי
- המערכת שומרת את עיקרי הדוח בבסיס הנתונים
חתימה
המנהל נדרש לחתום על הדוח באזור המסומן.
הפקה ושיתוף
- לחץ על "הפק PDF"
- תוכל להדפיס, לשמור העתק, ולשלוח למבקר, למנהל שלך ו/או לגורמים אחרים ב-WhatsApp ו/או ב-אימייל
שלב ג': עדכון מענה
לעיתים יש צורך לעדכן את המענה לאחר מספר ימים או שבועות.
- היכנס ל-"עדכן מענה"
- המענה המקורי ייפתח עם מספר חדש — לדוגמה: A1025.02
- עדכן את המענה: מידע חדש, תמונות, שינוי סטטוס טיפול
- לחץ על "סיום וסיכום"
6. לוח בקרה ודוחות
מצד ימין בתפריט ישנן מספר אופציות:
| אופציה | תיאור |
|---|---|
| לוח בקרה (Dashboard) | דשבורד דינמי המאפשר למנהל לראות את המבדקים שלו בחתכים שונים |
| היסטוריית דוחות | רשימה של כלל הדוחות / המבדקים שבוצעו לאתר |
| סטטיסטיקות | סטטיסטיקה למבדקים ולציונים לאורך זמן |
| דוחות האתר | רשימת דוחות עם סטטוסים: "הכל", "ממתינים למענה" או "נענו" |
7. כללי זהב לעבודה מקצועית
כתיבת הערות וממצאים
נכון: "טמפרטורת מקרר 12 מעלות, בחדר אחסון מזון, ליד מכשיר X"
לא נכון: "המקרר מקולקל"
צילום נכון בשטח
| סוג צילום | מטרה |
|---|---|
| תמונת הקשר | צלם תמונה רחבה שמראה את הליקוי בתוך החלל |
| תמונת תקריב | צלם את הליקוי עצמו מקרוב כדי להראות את הבעיה בבירור |
| תאורה | וודא שהפלאש פועל במקומות חשוכים כדי שהתיעוד יהיה קביל |
8. שאלות נפוצות ופתרון תקלות (FAQ)
ש: מה ההבדל בין ליקוי חמור לקל?
ת: ליקוי חמור גורר הורדה משמעותית בניקוד ודורש טיפול מיידי (מסומן באדום). ליקוי קל דורש התייחסות אך משקלו בציון נמוך יותר.
ש: מה זה "הפחתת ניקוד מבקר"?
ת: כלי המאפשר למבקר להוריד נקודות באופן ידני על נושאים שלא הופיעו בשאלון אך נצפו בשטח.
ש: האם ניתן לעדכן מענה לאחר שנשלח?
ת: כן. המערכת מאפשרת "עדכן מענה" כדי לעדכן סטטוס של תיקונים ארוכי טווח, אך הדוח המקורי ננעל כדי לשמור על אמינות המבדק והמענה הראשוני.
ש: אין לי קליטה באינטרנט, מה לעשות?
ת: האפליקציה שומרת את הנתונים מקומית. בסיום, כשתהיה קליטה, לחץ על "סנכרון" בספריית הדוחות.
ש: המערכת דורשת GPS, למה?
ת: לצורך אימות נוכחות המבקר באתר המדווח, כחלק מסטנדרט האיכות של הארגון.
תנאי שימוש — ראה מסמך נפרד
צור קשר — ראה קישור בתפריט
לכל שאלה טכנית נוספת, ניתן לפנות למנהל המערכת בארגון.